Hoe kan ik banktransacties verwerken?

De ontwikkelaars van FactuurSturen.be hebben het automatisch herkennen en verwerken van banktransacties naar een nieuw niveau getild. Je zult nergens anders zo snel en foutloos je banktransacties kunnen koppelen aan openstaande in- en verkoopfacturen.

Automatisch (Ponto)

Sinds juli 2022 is het mogelijk om je bankrekening(en) d.m.v. Ponto te koppelen met FactuurSturen.be waarmee het handmatig downloaden en importeren van transacties tot het verleden behoort. Alle transacties worden dagelijks automatisch opgehaald en verwerkt.

Handmatig importeren

Naast de mogelijkheid om geautomatiseerd banktransacties te verwerken is het ook mogelijk om transacties te importeren d.m.v. een export van de bank. Hoe het downloaden hiervan in z'n werk gaat verschilt per bank, maar vaak zit deze optie onder een knop "downloaden". Je kunt een periode opgeven en een bestandsformaat kiezen. Kies je gewenste periode en als bestandsformaat het CAMT.053 XML-formaat. Als alternatief kun je voor een MT940-formaat (Nederland), CODA-formaat (België) of CSV-formaat kiezen. Sla dit bestand op je computer op en log vervolgens in op FactuurSturen.be.

We adviseren om, indien beschikbaar, het CAMT.053 XML-formaat te gebruiken. Dit formaat bevat namelijk de meeste informatie per transactie wat de verwerking ten goede komt.

Log in en volg deze stappen:
Bank Importeren

Hier kun je het bestand wat je zojuist gedownload hebt uploaden waarna deze door ons geavanceerde detectieprogramma zal worden ingelezen. Voor elke transactie proberen we de bijbehorende openstaande factuur of facturen te vinden. Dit gebeurt aan de hand van een score systeem. Als we 100% zeker zijn dat een betaling bij een specifieke factuur hoort verwerken we de transactie automatisch en markeren we de factuur/facturen als voldaan. Zijn we niet zeker, omdat bijvoorbeeld het bedrag of omschrijving niet overeenkomt, dan krijgt een factuur een lagere score. Zowel bij- als afschrijvingen worden verwerkt en ook storneringen, deel- en verzamelbetalingen worden herkend.

Gebruik voor je uitgaande facturen klant- en factuurnummers langer dan 4 karakters. Op die manier krijgen facturen een hogere score wanneer deze nummers in de omschrijving van de bank transactie voorkomen. Ook het gebruik van een betalingskenmerk komt het detectieproces ten goede.

Mogelijke matches

In het overzicht van banktransacties heb je de mogelijkheid om bovenaan de weergave aan te passen naar "Mogelijke match". We tonen dan alle onverwerkte transacties met een match score van minimaal 60%. Deze kun je vervolgens handmatig koppelen door op de "koppelen"-knop te klikken. Hier kun je tevens transacties negeren wanneer deze geen betrekking hebben op in- of verkoopfacturen.

Steeds slimmer

We gebruiken historische transacties voor het steeds accurater detecteren van (mogelijke) matches. Zo is het systeem zelflerend en is er steeds minder tijd nodig om de administratie bij te werken.